І. Документація керівника закладу

1.   Документи про заснування закладу (рішення органів місцевого самоврядування про заснування закладу, свідоцтво про державну реєстрацію, довідка зі статуправління, довідка з БТІ, акт землекористування тощо).

2.   Статут закладу.

3.   Положення про заклад.

4.   Трудовий договір.

5.   Фінансовий кошторис на рік.

6.   Правила внутрішнього трудового розпорядку.

7.   Акт прийомки приміщень закладу для організації навчально-виховної роботи у поточному навчальному році.

8.   Штатний розклад на поточний навчальний рік.

9.   Посадові інструкції працівників.

10.         Угоди про співпрацю (з ВНЗ, науково-виробничими підприємствами, ЗОШ, ПТУ, ліцеями тощо).

11.         Нормативно-правова документація, накази та рекомендації МОН України, місцевих органів управління освітою.

12.         Матеріали державної підсумкової атестації закладу.

13.         Програма функціонування та розвитку закладу.

14.         Річний план роботи.

15.         Річна звітність за всіма напрямами діяльності.

16.         Річна тарифікація.

17.         Книга контролю відвідування занять та заходів.

18.         Книга протоколів педагогічної ради.

19.         Книга протоколів нарад при директору.

20.         Книга протоколів загальних зборів медпрацівників.

21.         Статистична звітність (форма ПЗ-1).

ІІ. Документація канцелярії

1.   Накази та листи вищестоящих органів.

2.   Книги наказів з основної діяльності.

3.   Книги наказів з особового складу.

4.   Книга контролю за виконанням наказів.

5.   Книги наказів про відрядження працівників.

6.   Книга реєстрації угод.

7.   Трудові книжки працівників.

8.   Книга обліку трудових книжок.

9.   Журнал реєстрації вхідної та вихідної документації.

10.         Особові справи працівників.

11.         Медичні книжки педагогів.

ІІІ. Ведення архівної справи

1.   Акти на списання справ, які не належать до документів постійного зберігання.

2.   Номенклатура справ.

3.   Описи справ постійного зберігання, які оформляються відповідно до архівного законодавства.

4.   Архівна довідка про передачу документації на зберігання.

IV. Документація з техніки безпеки

1.   Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці.

2.   Журнал реєстрації первинного, повторного позапланового, цільового інструктажу на робочих місцях працівників.

3.   Колективний договір адміністрації і профкому щодо проведення заходів з охорони праці.

4.   Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці для учнів, студентів, вихованців (за формою).

5.   План евакуації вихованців на випадок виникнення пожежі.

6.   Акти про нещасні випадки з працівниками, пов’язані з виробництвом, з учнями під час навчально-виховного процесу (форма Н-1, Н-2).

7.   Журнал реєстрації нещасних випадків (за формою).

8.   Нормативні та інструктивні матеріали з охорони праці і техніки безпеки, що діють у закладах освіти.

9.   Інструкції з техніки безпеки та охорони праці у підрозділах позашкільних закладів (в навчальних кабінетах, майстернях, спортзалах, на навчально-дослідних земельних ділянках, теплицях, зоотваринницьких базах та під час використання сільськогосподарської техніки, в комп’ютерних кабінетах тощо)

V. Документація з питань

адміністративно-господарської діяльності

1.   Наявність зберігання інвентаризаційного опису інвентарю.

2.   Акти (про списання матеріальних цінностей, про проходження технічного огляду транспортних засобів, про списання призів після проведення обласних (районних, міських) заходів, заходівзакладу та його підрозділів.

3.   Відомості про видачу матеріалів на потреби закладу.

4.   Відомості про списання паливно-мастильних матеріалів.

5.   Книги обліку матеріальних цінностей.

6.   Графіки роботи обслуговуючого персоналу (сторожів, технічних працівників).

7.   Інвентаризаційна книга закладу.

8.   Книга обліку виходу на роботу обслуговуючого персоналу.

9.   Книга складського обліку матеріалів.

10.         Кошториси витрат на забезпечення навчально-виховного процесу у закладі.

VI. Ведення бібліотечної справи

1.   Положення про бібліотеку.

2.   Документація обліку фондів бібліотеки.

3.   Правила користування бібліотекою, читальним залом.

4.   План роботи бібліотеки (надання послуг, участь у масових заходах, комплектування бібліотечних фондів, співпраця з іншими бібліотеками, відеотеками).

5.   Режим роботи.

6.   Періодичні видання.

VII. Ведення музейної справи

1.   Положення про музей при навчальному закладі.

2.   Перелік експонатів музею.

3.   План роботи музею (книга обліку відвідувачів, участь у проведенні зборів, науково-практичних конференціях, поповнення експозиційних фондів).

4.   Книга відгуків та пропозицій.

VIII. Документація заступника директора

з навчально-виховної роботи

1.   План роботи заступника директора на місяць (план, план-сітка).

2.   План роботи та протоколи засідань педагогічної ради.

3.   План роботи та протоколи засідань науково-методичної ради закладу.

4.   Щомісячні плани роботи навчально-виховних підрозділів закладу.

5.   Плани роботи в канікулярний час, звітна документація профільних таборів.

6.   Розклад занять гуртків та інших творчих об’єднань.

7.   План проведення відкритих занять гуртків та інших творчих об’єднань.

8.   Книга контролю відвіданих занять, заходів.

9.   Кошториси витрат на проведення масових заходів.

10.                                           Звітна документація навчально-виховних підрозділів закладу.

11.                                           Журнал обліку замін та перенесених занять.

12.                                           Зразки друкованих видань з досвіду роботи педагогів закладу (брошури, книги, альбоми, буклети тощо).

13.                                           Журнал видачі посвідчень про позашкільну освіту.

14.                                           Матеріали підсумкових занять, заліків, кваліфікаційних іспитів

15.                                           Регіональні освітні програми та матеріали на їх виконання (заходи, інформації, звіти тощо).

16.                                           Матеріали атестації педагогічних працівників.

17.                                           Протоколи засідань батьківської ради.

18.                                           Банк даних про вихованців, різних соціальних категорій.

19.                                           Облік результативності.

IX. Основна документація та методичні матеріали

методичної служби закладу (кабінету, центру, відділу)

1.   Копії основних нормативно-правових документів, наказів МОН України, Всеукраїнських профільних центрів, місцевих управлінь (відділів) освіти.

2.   Плани, циклограми роботи.

3.   Індивідуальні плани роботи завідуючого відділом методичною службою, методистів на рік, на місяць.

4.   Тижневий графік роботи методистів.

5.   Звітні, аналітично-статистичні матеріали.

6.   Інформаційний банк даних "Обдарованість”.

7.   Друковані видання педагогів закладу (брошури, альбоми, буклети тощо).

8.   Аудіо- та відеоматеріали про роботу навчально-виховних підрозділів закладу.

9.   План методичної роботи закладу на навчальний рік.

10.         План роботи завідуючого методичною службою на місяць.

11.         Плани та матеріали проведення методичних заходів (семінарів, науково-практичних конференцій, конкурсів професійної майстерності тощо).

12.         Матеріали конкурсів авторських методичних матеріалів.

13.         Матеріали планування методичних об’єднань навчально-виховних підрозділів закладу.

14.         Навчально-виховні програми роботи гуртків та інших творчих об’єднань закладу (МОН України, авторські, інші).

15.         Методичний банк (розробки занять заходів, сценарії свят, методичні рекомендації, підбірки теоретичних та дидактичних матеріалів).

16.         План роботи з молодими та малодосвідченими спеціалістами.

17.         Матеріали висвітлення роботи закладу у ЗМІ.

18.         Матеріали вивчення та узагальнення перспективного педагогічного досвіду.

Х. Документація психолога

1.              Нормативно-правова документація.

Посадова інструкція.

2.   План роботи на рік.

3.   Журнал обліку роботи.

4.   Журнал ведення колекційної роботи.

5.   Журнал спостережень, журнал індивідуальної консультації.

6.   Перелік психодіагностичних методик.

7.   Перелік корекційно-відновлювальних, розливальних, просвітницьких, тренінгових програм.

8.   Навчально-методичні матеріали.

9.   Довідково-інформаційні матеріали (матеріали науково-практичних конференцій, семінарів, нарад, тематичні проспекти, буклети тощо).

10.         Матеріали для службового користування.

XІ. Документація завідуючого навчально-виховним

підрозділом позашкільного закладу

(відділу, міжрівневого творчого об’єднання, школи тощо).

1.   Плани роботи на рік, місяць, канікулярні періоди.

2.   Плани роботи завідуючого на місяць.

3.   Положення про профільні Всеукраїнські, обласні, районні (міські) заходи.

4.   Звітно-інформаційні матеріали (за навчальний рік, про проведені експедиції, акції, походи, подорожі, конкурси тощо)

5.   Матеріали роботи методичних об’єднань (плани, протоколи засідань, інші матеріали).

6.   Матеріали підготовки та проведення профільних заходів (плани, протоколи, підсумкові матеріали тощо).

7.   Річний звіт за попередній навчальний рік.

8.   Паспорти навчальних приміщень.

9.   Інструкції з техніки безпеки та охорони праці.

10.         Копії посадових інструкцій педагогів.

11.         Розклад занять гуртків, груп та інших творчих об’єднань.

12.         Матеріали вивчення та узагальнення перспективного педагогічного досвіду.

13.         Профільна бібліотечка.

14.         Кращі методичні матеріали педагогів відділу (методичні рекомендації, розробки занять та масових заходів тощо).

15.         Журнали обліку перенесених та замінених занять.

16.         Матеріали висвітлення досвіду роботи у ЗМІ.

17.         Облік результативності участі у міжнародних Всеукраїнських, обласних, районних, міських заходах.

18.         Книга обліку (книга контролю) відвіданих занять та заходів.

XІI. Перелік документів та методичних матеріалів

керівників гуртків та інших творчих об’єднань

1.   Програми, за якими організується навчально-виховний процес

2.   Журнали обліку роботи гуртків та інших творчих об’єднань (за кількістю гуртків).

3.   Матеріали організації та проведення масових заходів (виховних, розважально-пізнавальних, тематичних свят тощо).

4.   Висвітлення результатів навчально-виховної, дослідницької, наукової та суспільно-корисної роботи у ЗМІ.

5.   Конспекти занять.

6.   План самоосвіти.

7.   Матеріали узагальнення власного досвіду роботи, друковані матеріали.

8.   Тематичні папки.

9.   Інструкції з техніки безпеки під час занять та заходів.

XIІІ. Документація начальника профільного літнього табору

1.   Наказ про організацію літнього оздоровлення.

2.   Акт прийомки табору.

3.   Санітарний паспорт оздоровчого табору.

4.   Угода з підприємством громадського харчування на організацію харчування дітей.

5.   План роботи табору.

6.   Списки дітей.

7.   Журнали обліку роботи табору.

8.   Режим роботи табору.

9.   Медичні довідки про стан здоров’я дітей.

10.         Списки та медичні книжки працівників табору.

11.         Регламент роботи працівників табору.

12.         Довідки, інформації, статистичні звіти про роботу профільних загонів табору.

13.         Перелік медикаментів аптечки табору.

14.         Журнал реєстрації прибирання приміщень та закріпленої території.

15.         Облік миючих та санітарно-гігієнічних засобів.

ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІК

НАКАЗІВ КЕРІВНИКА ПОЗАШКІЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

Накази з основної діяльності

Загальні питання

-    Про затвердження посадових обов'язків працівників закладу.

-    Про підготовку до нового навчального року (серпень).

-    Про медичне обстеження працівників закладу.

-    Про створення комісій з трудових спорів.

-    Про призначення відповідального за веденням ділової документації в закладі.

Адміністративно-господарська робота

-    Про призначення відповідального за збереження електроенергії.

-    Про підготовку закладу до зимового періоду (листопад).

-    Про створення комісії з інвентаризації матеріальних цінностей.

-    Про створення комісій для списання непридатних до подальшого використання матеріальних цінностей.

-    Про організацію роботи з охорони праці.

-    Про організацію роботи з протипожежної безпеки.

-    Про проведення річної інвентаризації.

Організація навчально-виховного процесу

-    Про режим роботи закладу в поточному навчальному році.

-    Про розподіл педагогічного навантаження у навчальному році.

-    Про закріплення навчальних приміщень за керівниками гурткової роботи.

-    Про організацію роботи педагогів за індивідуальною формою навчання.

-    Про режим роботи закладу в літній період.

-    Наказ про проведення кваліфікаційних іспитів у випускних гуртках, групах та творчих об’єднаннях третього навчального рівня.

-    Наказ про заміну та перенесення занять гуртків та інших творчих об'єднань.

-    Наказ про видачу посвідчень про позашкільну освіту випускникам гурткнів та інших творчих об'єднань.

Організаційно-масова робота

-    Про участь у міжнародних, Всеукраїнських, обласних семінарах, конкурсах, акціях, змаганнях.

-    Про підсумки участі у міжнародних, Всеукраїнських, обласних, районних (міських) заходах.

-    Про проведення екскурсій, походів, змагань, експедицій та зборів.

-    Про організацію та проведення оздоровчих таборів під час канікул.

Методична робота та атестація педагогічних працівників

-    Про організацію методичної роботи з педагогічними кадрами у навчальному році (серпень).

-    Про створення атестаційної комісії у навчальному році.

-    Про проведення атестації педагогічних працівників у навчальному році (жовтень).

-    Про підсумки проведення атестації педагогічних працівників у навчальному році (квітень).

-    Про вивчення та узагальнення досвіду роботи педагогічних працівників.

-    Про проведення конкурсів педагогічної майстерності.

-    Про участь педагогів закладу у Всеукраїнських та обласних конкурсах на кращий методичний матеріал.

Накази з особового складу

-    Про зарахування на роботу.

-    Про звільнення з роботи.

-    Про зменшення (збільшення) тижневого навантаження медпрацівників.

-    Про переміщення посад.

-    Про відпуски (щорічні, без збереження заробітної плати, у зв’язку з навчанням, по догляду за дитиною до 3 років, 6 років).

-    Про відзначення педагогічних працівників (преміювання, нагородження грамотами, цінними подарунками).

-    Про надання матеріальної допомоги.

-    Про винесення доган.

ОРІЄНТОВНА СТРУКТУРА

РІЧНОГО ПЛАНУ ПОЗАШКІЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

I.   Вступ

Аналіз роботи за минулий рік, пріоритетні напрямки роботи закладу.

II.  Заходи на виконання наказів, постанов та рішень вище стоящих органів

ІІІ. Інформаційно-методична робота

Тематика методичних рекомендацій, розробок, посібників; виїзди по наданню методичної допомоги закладам освіти; розробка та апробація авторських навчально-виховних програм.

IV. Підвищення фахового рівня педагогічних працівників

Робота з педагогічними кадрами (семінари, семінари-практикуми, курси підвищення педагогічної майстерності, конференції, участь в обласних конкурсах професійної майстерності, творчі звіти, відкриті заняття тощо).

V.   Науково-дослідницька робота педагогічних кадрів.

Тематика науково-дослідницьких робіт, проектування авторських програм, нових форм роботи закладу тощо.)

VI. Навчально-виховна робота

VII. Видавнича робота

VIII. Участь у Всеукраїнських, обласних, районних - (міських) заходах, експедиціях, конкурсах

IX. Тематика засідань

- педагогічної ради;

- методичної ради

X. Організаційно-масова робота

XI. Адміністративно-господарська діяльність

XII. Контроль та керівництво

ОРІЄНТОВНА СТРУКТУРА

ПЛАНУ РОБОТИ  ПОЗАШКІЛЬНОГО ЗАКЛАДУ НА МІСЯЦЬ

1. Організаційно-методична робота

- методичні заходи, виїзди до інших (обласних, районних, міських) позашкільних навчальних закладів;

- проведення методичних нарад, проектування методичних

матеріалів тощо.

2. Вивчення та поширення передового педагогічного досвіду

3. Видавнича робота

4. Навчально-виховна робота

-   Відкриті заняття, зустрічі з батьками, конкурси в системі МАН, створення матеріальної бази, оформлення тематичних стендів, експозицій, виставок, відкриття музеїв, кімнат-музеїв, тощо.

5. Участь у масових заходах закладу

6. Участь у Всеукраїнських обласних, районних (міських) конкурсах, змаганнях, експедиціях тощо

7. Господарська робота

-   Ремонт, оформлення кабінетів, обладнання спортивних майданчиків, прибирання території тощо.